Dreißig Jahre systemischer Prozessanalyse haben eine robuste, kontextunabhängige Grundmethodik hervorgebracht, die ich in Organisationen erfolgreich implementiert habe. Diese Methodik funktioniert universal – unabhängig davon, ob das Ziel Compliance, Effizienz, Qualität oder Security heißt.
Schritt 1: Prozesslandkarte als systemischer Einstieg
Jede Prozessmanagement-Initiative beginnt mit der Erstellung einer Gesamtprozesslandkarte – unabhängig vom späteren Anwendungskontext. Diese Landkarte verschafft den entscheidenden systemischen Überblick und verhindert die gefährliche Fokussierung auf Einzelprozesse, die zur Fragmentierungs-Spirale führt. Die Landkarte funktioniert als "Radar" für alle sieben Kontexte: Sie zeigt Compliance-relevante Prozesse ebenso auf wie Effizienz-Potentiale oder Qualitäts-kritische Abläufe.
Schritt 2: Partizipative Kontextgewichtung
Die Priorisierung erfolgt durch strukturierte Bewertung aller Prozesse nach kontextspezifischen Kriterien – aber mit einheitlicher Bewertungsmethodik. Ob ein Prozess nach Compliance-Risiko, Effizienz-Potential, Qualitäts-Impact oder Kunden-Relevanz priorisiert wird, ändert nichts an der systematischen Herangehensweise der Bewertung selbst. Diese Kontextgewichtung ist der erste Punkt der Anreicherung – nicht der Grund für methodische Unterschiede.
Schritt 3: Systematische Dokumentationssichtung
Die Analyse vorhandener Prozessdokumentation folgt universellen Bewertungskriterien: Vollständigkeit, Aktualität, Detailgrad, Verständlichkeit. Diese Kriterien gelten unabhängig davon, ob die Dokumentation später für Audits, Effizienzanalysen oder Qualitätszertifizierungen verwendet wird. Kontextspezifische Bewertungsfilter werden zusätzlich angewendet, ersetzen aber nicht die Grundsystematik.
Schritt 4: Strukturierte Interview- und Modellierungsphase
Die Erhebung der Ist-Prozesse erfolgt durch systematische Interviews nach einem bewährten Fragenschema. Die Grundfragen sind kontextunabhängig: Trigger, Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Ergebnisse, Messkriterien. Kontextspezifische Zusatzfragen (regulatorische Anforderungen, Effizienz-Bottlenecks, Qualitäts-Kontrollpunkte) erweitern dieses Schema, ersetzen es aber nicht.
Schritt 5: Kontextspezifische Anreicherung der Basisdokumentation
Hier – und nur hier – liegt der einzige systematische Unterschied zwischen den Kontexten. Die in den Schritten 1-4 erstellte Basisdokumentation wird je nach Anwendungskontext mit spezifischen Informationsebenen angereichert:
Compliance-Anreicherung: Regulatorische Referenzen, Kontrollpunkte, Audit-Trails
Effizienz-Anreicherung: Durchlaufzeiten, Kostentreiber, Verschwendungsarten
Qualitäts-Anreicherung: Fehlerquellen, Kontrollmechanismen, Verbesserungszyklen
Kunden-Anreicherung: Touchpoints, Pain Points, Service-Level
Risiko-Anreicherung: Bedrohungen, Schwachstellen, Kontrollmaßnahmen
Agilitäts-Anreicherung: Änderungshäufigkeit, Anpassungsbedarfe, Flexibilitätsgrade
Wissens-Anreicherung: Know-how-Träger, Lernschleifen, Kompetenzanforderungen
Die aufgeführten Anreicherungsmerkmale sind als Beispiele zu verstehen – je nach Kontext können weitere, spezifische Informationsebenen relevant werden. Das Prinzip bleibt: Diese Anreicherungen sind additive Informationsebenen, die auf dieselbe Grunddokumentation aufgesetzt werden – sie erfordern keine unterschiedlichen Dokumentationsmethodiken.